Что собой представляет факсимильная подпись?

Содержание

В настоящее время практически каждый предприниматель использует факсимильную подпись.

Факсимиле – это точная копия подписи человека, который расписывается на различных документах. Также можно воспроизвести точную копию любого рисунка, штампа, клише и т.п.

Где ставится факсимильная подпись?

Факсимильная подпись ставится на документах, которые не влекут за собой материальной ответственности. Чаще всего данную подпись ставят:Печати и факсимиле

  • на актах;
  • на приходных накладных;
  • на расходных накладных;
  • на договорах;
  • на различных счетах.

Однако перед тем как в документе ставится факсимильная подпись, предварительно данный вопрос необходимо решить с контрагентом. С ним следует заключить соглашение, в котором будет указанно, что после того, как предприниматель поставит подпись, любой документ будет иметь юридическую силу. Помимо этого факсимильная подпись используется для передачи любых данных внутри компании.

В каких случаях нельзя использовать факсимиле?

Обычно факсимильную подпись не рекомендуют ставить на следующих документах:

  • если предприниматель оформляет контракт на достаточно большую сумму;
  • когда предприниматель либо бухгалтер сдает отчетность в налоговые органы;
  • когда оформляют платежные документы;
  • когда на предприятии проводят операции с вексельными документами;
  • при работе с денежными чеками в иностранной валюте.

Обычно факсимильная подпись используется работниками компании, когда руководитель предприятия отсутствует на своем рабочем месте. Однако использовать ее не так просто, как может показаться изначально.

Рассмотрим пример

Подпись ручкойПришел новый сотрудник устраиваться на работу. Он заполнил целый ряд различных документов, но в этот момент оказалось, что руководителя компании нет на рабочем месте. В связи с этим, бухгалтер компании решил поставить факсимильную подпись на заполненных документах и на трудовом договоре. В этом случае данная подпись будет считаться не действительной, так как в соответствии с законодательством, на подобных документах должен присутствовать оригинал подписи руководителя.

Также случаются ситуации, когда сотрудники, выставляя счет-фактуру, используют факсимильную подпись. Очень часто в налоговых органах к такому документу могут отнестись с подозрением и не дать разрешение предпринимателю получить возврат НДС после приобретения товара.

В законодательстве не указано никаких ограничений в плане использования данной подписи на счетах-фактурах. Данный документ должен быть подписан в обязательном порядке директором компании и бухгалтером, но в каком именно порядке не сказано. Но следует учитывать, что если на счете-фактуре ставят факсимильную подпись, то данный документ не должен быть зарегистрирован в книге, в которой отражают продажи и покупки, так как существуют определенные нормы по заполнению данной книги.

Рассмотрим подробнее, какие именно документы можно подписывать факсимильной подписью, в соответствии с законодательством:

  • документ по аккредитиву;
  • чек, в котором указана иностранная валюта;
  • любые кассовые документы;
  • документы, в которых ведется учет сырья, а также материалов;
  • документы, в которых ведется учет заработной платы работников компании;
  • документы, в которых отражается личный состав предприятия, а также ведется учет рабочего времени каждого сотрудника;
  • акт приема-передачи работ либо услуг.

Как использовать факсимильную подпись?

Для того чтобы руководитель компании смог использовать факсимиле, ему необходимо издать приказ и в нем указать все положения и правила использования данной подписи. Обычно данный приказ содержит в себе следующие положения:

  • Подпись Обязательно нужно указать список тех должностных лиц, которые в дальнейшем будут иметь право пользоваться факсимильной подписью;
  • Указать полный перечень документов, на которых можно ставить факсимильную подпись;
  • Основные способы хранения факсимильной подписи, и какой к ней будет доступ;
  • Список должностных лиц, которые несут определенную ответственность за ее хранение;
  • Образец подписей каждого должностного лица, которое несет ответственность за хранение факсимильной подписи.

Когда предприниматель наделяет должностное лицо правом использования факсимильной подписи, то следует доверять ее только тем лицам, чьи подписи заверяются. Если же доступ будет иметь какой-нибудь другой сотрудник, то в этом случае будет нарушены правила оформления первичной документации, а, соответственно, и документооборот в целом.

Основная цель использования факсимильной подписи состоит в том, чтобы заменить рукописный вариант электронным. Данная подпись сможет идентифицировать лицо, подпись которого поставили с помощью факсимиле. Обычно такую подпись подделать нет возможности. Некоторые предприниматели, когда передают право пользования факсимильной подписью на сотрудника, который примет на себя данную обязанность, выписывают доверенность.

Многие сотрудники сталкиваются с такой ситуацией, когда они не знают каким образом можно поставить факсимильную подпись на электронном документе. Для этого существует достаточно много программ, которые облегчают работу сотрудника компании.

Преимущества факсимильной подписи

Существует целый ряд преимуществ по использованию факсимиле в документообороте компании:

  • Используя факсимильную подпись сотрудникам, а также другим предприятиям не придется затрачивать очень много времени для того, чтобы изучить переданные документы;
  • Данная подпись сразу позволяет определить человека, который ее поставил;
  • Вся информация, которая указана в документе, является конфиденциальной, за счет этого у компании могут снизиться финансовые риски потерь;
  • Можно оформить и заключить достаточно быстро любые сделки между компаниями;
  • В сформированном документе будет содержаться только достоверная информация;
  • Обмениваться документами внутри компании, а также за ее пределами станет намного проще и быстрее;

Факсимильная подпись очень сильно облегчает и ускоряет работу на предприятии, как для предпринимателей, так и для бухгалтеров.

Факсимильная подпись на документах